Dịch vụ Hóa đơn điện tử 4.0 – Giải pháp chuyển đổi công nghệ số. Xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ tối ưu cho tất cả doanh nghiệp. Việc sử dụng chúng giúp thay thế hoàn toàn các hóa đơn chứng từ bằng giấy. Với những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mang lại như:
- Tiết kiệm thời gian.
- Chi phí.
- Hỗ trợ thủ tục hành chính Thuế thì hóa đơn điện tử còn tạo ra.
- Quy trình thanh toán nhanh, hiện đại cho khách hàng.
- Góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp.
1. Dịch vụ Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là gì? Có mấy loại hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC; đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.” Sẽ bao gồm như sau :
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Điều kiện sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
Để sử dụng thì người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau.
Thứ nhất là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng phải sử dụng hóa đơn điện tử.
=>Tham khảo Dịch vụ khai báo thuế ban đầu
Thứ hai phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác. Phải kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Thứ ba là có đội ngũ thực hiện, khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Thứ tư là có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Thứ năm là có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá. Cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu cho công ty kế toán thuế) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Cuối cùng là có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ. Bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
3. Lợi ích sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử. Khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm; tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính.
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email, sms,…
4. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
– Có thể thấy lợi ích của việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử mang lại, là điều dễ nhận thấy thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo. Trì hoãn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử; vì doanh nghiệp muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy đang còn tồn động.
– Doanh nghiệp chưa nắm được đầy đủ thông tin; cũng như cách sử dụng; quy định về lộ trình chuyển đổi của Chính phủ.
– Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác; phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. Thay vì ngồi 1 chỗ đợi; bắt buộc doanh nghiệp cần khẩn trương; chuyển ngay sang dịch vụ hóa đơn điện tử để không bị tụt hậu.
Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn giải đáp được thắc mắc hóa đơn điện tử là gì? Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ với NHẤT TÂM để được giải đáp chi tiết và tận tình nhất.
Một số dịch vụ khác:
– Thành lập công ty 1 thành viên
– Quy định thành lập công ty cổ phần
– Các bước thành lập doanh nghiệp tư nhân
